13 เคล็ดลับในการเขียนประวัติส่วนตัวให้ถูกต้อง
การสร้างประวัติส่วนตัวที่ทำให้ผู้คัดเลือกสะดุดตาและให้ความสนใจนั้นไม่ใช่เรื่องยาก นี่คือเคล็ดลับที่ช่วยทำให้ประวัติส่วนตัวกลายเป็นสิ่งที่น่าสนใจและคุ้มค่ากับการสละเวลามาอ่าน
ควรเขียนประวัติส่วนตัวอย่างไรในสภาวะที่ต้องแก่งแย่งกับผู้ที่จบการศึกษาใหม่และผู้สมัครงานท่านอื่นๆมากมาย คุณสมบัติที่แท้จริงที่ทำให้คุณชนะใจผู้คัดเลือกและตัดสินใจจ้างคุณเข้าไปทำงานในตำแหน่งต่างๆคืออะไร? มันขึ้นอยู่กับการตัดสินใจและการกระทำในช่วงโอกาสที่คุณได้รับซึ่งไม่มีทางรู้ว่าจะเกิดขึ้นเมื่อใด เช่น ข้อบกพร่องในการแต่งกาย น้ำหอมที่ใช้ ทักษะคำพูดที่ใช้กับผู้อื่น เป็นต้น
การเขียนประวัติส่วนตัวก็คือ การวางแผนการตลาดให้กับตนเองในขั้นพื้นฐาน เป็นการประกาศให้ทราบว่าคุณมีความสามารถและทักษะคุณสมบัติที่เหมาะสมกับงานในด้านใด
ควรลืมการถ่อมตัวของตนเองไปให้หมดในเรื่องนี้ เช่นที่ เจ ไมเคิล ฟาร์
ผู้เชี่ยวชาญด้านการประกอบอาชีพกล่าวไว้ในวารสารออนไลน์ที่เว็บไซต์ Vidbook.com ว่า “ประวัติส่วนตัวไม่มีข้อจำกัดในเรื่องสถานที่และทักษะความสามารถ”
ดังนั้นควรทำอย่างไรเพื่อให้เป็นประวัติที่เหมาะสม น่าสนใจ และไม่ใช่การโอ้อวดมากจนเกินไปเหมือนที่พวกนักการเมืองชอบทำ และควรระบุคุณสมบัติใดลงไปในประวัติส่วนตัวนั้นมากที่สุด?
จำไว้ว่า ประวัติส่วนตัวไม่ได้จัดทำขึ้นเพื่อให้ได้งานทำอย่างเดียว แต่เป็นการเปิดโอกาสสำหรับตนเองในการสัมภาษณ์งาน ซึ่งจะนำไปสู่การจ้างงานต่อไป แต่ควรคำนึงถึงเป้าหมายในระยะยาวด้วยเช่นกัน ประการแรก ประวัติส่วนตัวควรจะช่วยให้คุณสามารถผ่านเข้าสู่การคัดเลือกและการสัมภาษณ์ให้ได้ พนักงานฝ่ายสรรหาว่าจ้างบุคคลากรที่ดีจะให้ความสนใจใบสมัครที่น่าสนใจเท่านั้น ดังนั้นควรทำอย่างไรเพื่อให้พวกเขาสนใจในตัวคุณมากเพียงพอที่จะนัดมาสัมภาษณ์
นี่คือ 13 ข้อแนะนำในการเขียนประวัติส่วนตัวแบบมืออาชีพเพื่อนำคุณไปสู่การสัมภาษณ์งาน
จัดกลุ่มข้อมูลประเภทเดียวกัน
เพิ่มรายละเอียดต่างๆลงไปบนหน้าประดาษ เช่น ข้อมูลในการติดต่อกลับ ประวัติการทำงานและความสำเร็จที่ได้รับ ข้อมูลด้านการศึกษา การเข้าร่วมสัมมนาต่างๆ เกียรติประวัติที่เคยได้รับ ทักษะและความสามารถที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลส่วนตัว ฯลฯ ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับจุดมุ่งหมายของการเขียน เพียงแค่อย่าลืมใส่รายละเอียดข้อมูล ความสำคัญ และความสามารถที่เกี่ยวข้องก็เพียงพอแล้ว
เริ่มต้นด้วยชื่อและข้อมูลในการติดต่อกลับ
ข้อมูลเพื่อให้ติดต่อกลับควรจะอยู่ด้านขวาบนสุด ถัดจากชื่อและข้อมูลอ้างอิง เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหา รวมทั้งรายละเอียดดังต่อไปนี้: ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน เบอร์โทรศัพท์บ้านและมือถือ เบอร์แฟกซ์ และอีเมล์ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะอย่างน้อยก็แสดงให้เห็นว่าคุณมีความสามารถในการใช้คอมพิวเตอร์
ระบุเป้าหมายในการทำงาน
การบอกจุดมุ่งหมายในการทำงาน “เป็นแนวทางที่สามารถบ่งบอกถึงความเป็นตัวคุณและสิ่งที่คุณสนใจได้” อ้างอิงจาก VirtualResume.com บริษัทที่ดำเนินธุรกิจด้านการรับสมัครงานออนไลน์ ถ้าสนใจตำแหน่งงานใด ก็ควรระบุเป้าหมายในการทำงานให้สอดคล้องกับชื่อตำแหน่งหรืองานนั้น เช่น ผู้จัดการด้านบัญชี เป็นต้น
แต่ถ้าหากคุณต้องการเปิดโอกาสให้กว้างสำหรับตนเอง ก็สามารถทำได้โดยการเขียนรายละเอียดและลักษณะงานทั่วๆไปที่คุณสนใจ (เช่น ต้องการใช้ความสามารถของตนเองในด้านการเงินและการบริหารเพื่อทำงานในตำแหน่งการจัดการระดับอาวุโส โดยมุ่งหวังให้ตนเองมีได้รับความสำเร็จไปพร้อมๆกับความก้าวหน้าขององค์กร เป็นต้น) ควรระมัดระวังในการระบุเป้าหมายเหล่านี้ เช่น “ตำแหน่งงานนี้มีความเหมาะสมกับคุณสมบัติที่ตนเองมีอยู่” หรือ “เพื่อดำเนินการตามที่สมควรจะทำ” เป็นต้น
ให้รายละเอียดคุณสมบัติของตนเองโดยสรุปอย่างสั้นๆ
ซินเธีย บุยซา พนักงานฝ่ายบุคคลและฝ่ายประสานงานขององค์กร เอ็น จี โอ ในประเทศไทย กล่าวว่า เธอรู้สึกชื่นชม ผู้ที่เขียนประวัติส่วนตัวโดยระบุความสามารถของตนเองได้อย่างชัดเจนและไม่เยิ่นเหย่อจนเกินไป
“ฉันประทับใจผู้สมัครท่านหนึ่งที่จุดแข็งของตนเองเป็นอย่างดี แต่นั่นก็ยังไม่สำคัญเท่ากับการที่เขาสามารถทำให้เราเชื่อถือในความสามารถของเขาจากการอ่านประวัติเพียงย่อหน้าเดียวได้” เป็นสิ่งเล็กๆน้อยๆที่มีส่วนในการพิจารณาผู้สมัคร เธอกล่าวเพิ่มเติมว่า มันเป็นจุดเด่นที่สื่อถึงความคิดได้อย่างชัดเจนและทำผู้สมัครท่านนั้นโดดเด่นออกมาจากกลุ่มผู้สมัครอื่นเป็นพันคน
บทสรุปสำหรับความสามารถและคุณสมบัติของตนเองควรประกอบด้วย:
ประสบการณ์ในการทำงาน (ระบุเป็นเดือน,ปี)
สาขางานที่เชี่ยวชาญและให้ความสนใจเป็นพิเศษ (เช่น ตอนอายุ 26 ปี เคยเป็นพนักงานอายุน้อยที่สุดในบริษัทที่ได้เลื่อนตำแหน่งมาเป็นผู้จัดการ)
ทักษะและความสามารถเฉพาะตัว (เช่น เป็นอาจารย์พิเศษให้สถาบันเอสเอพี)
ข้อมูลอื่นๆควรเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนั้นโดยตรง
ควรเขียนสรุปประวัติของตนเองให้น่าเชื่อถือโดยให้ความสำคัญกับข้อแนะนำด้านบน แต่อย่า ลืมว่าต้องเขียนโดยสรุปไม่ควรเกินสองถึงสามประโยคเท่านั้น
เริ่มต้นด้วยการระบุประสบการณ์ในการทำงาน
ถ้าคุณไม่ใช่ผู้ที่พึ่งสำเร็จการศึกษา คุณควรจะเริ่มการเขียนประวัติส่วนตัวของคุณโดยการเล่าประวัติการทำงานที่ผ่านมาของตนเอง เริ่มจากตำแหน่งงานล่าสุด แล้วค่อยไล่เรียงถอยหลังไปตามลำดับ พร้อมทั้งระบุชื่อบริษัท ระยะเวลาที่ทำงานรวมทั้งหน้าที่หลักและความรับผิดชอบในตำแหน่งงานเหล่านั้นด้วย
“ไม่ควรปกปิดข้อมูลดังต่อไปนี้ ควรให้รายละเอียดให้ครบทุกด้าน” ควรเปิดเผยประสบการณ์ที่คุณได้รับตามลำดับเพื่อแสดงจุดแข็งและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานของตนเอง
อีกประการหนึ่ง การเปลี่ยนงานอย่างรวดเร็ว หรือการย้ายไปทำงานในองค์กรใหม่ภายในระยะเวลาอันสั้น หรือเปลี่ยนงานบ่อยจนไม่สามารถบอกรายละเอียดทั้งหมดได้ จะนำไปสู่ปัญหาในเรื่องจรรยาบรรณในการทำงาน ความมั่นคง ความซื่อสัตย์ ฯลฯ นั่นเป็นเหตุผลที่ไม่ควรทำให้เกิดช่องว่าตรงจุดนี้ ดังนั้นควรระบุประสบการณ์ทั้งหมดที่ผ่านมาทั้งงานอดิเรกและงานประจำ (เช่น“ปี 1990- 1993 ดูแลครอบครัว” หรือ “ปี 1998- 1999 ทุ่มเทให้การเรียนและท่องเที่ยว”)
เน้นความสำคัญของความสำเร็จที่เคยได้รับ
เมื่อบรรยายประสบการณ์การทำงานของตนเอง อย่าลืมให้รายละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง รายละเอียดที่ระบุไว้ในประวัติส่วนตัวจะช่วยประหยัดเวลาในการสัมภาษณ์งาน พร้อมทั้งเน้นย้ำความสำเร็จที่เคยได้รับจากการทำงาน โดยการใช้ตัวเลข แผนภาพ หรือคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ในกรณีที่ทำได้ เช่น
เดือนกันยายน ปี 1994 ทำหน้าที่เป็นผู้สรุปผลการประชุมประจำปีขององค์กร ที่เมืองเซนต์ หลุยส์ รัฐมิสซูรี ประเทศสหรัฐอเมริกา (ตัวอย่าง) เคยได้รับเกียรติให้เป็นผู้บรรยายด้านการคัดเลือกบุคคลากร เกี่ยวกับเรื่องปัจจัยสำคัญที่ใช้ประเมินความสามารถของผู้สมัครงาน คำอธิบายเหล่านี้เป็นคำที่แสดงให้เห็นว่าผู้สมัครเป็นผู้ที่มีจุดมั่งหมายในการทำงาน มีความกระตือรือร้น หรือใช้คำที่สื่อความหมายดังนั้น เช่น “ทำสำเร็จ ประสบความสำเร็จ วิเคราะห์ ใส่ใจทุกรายละเอียด ก่อตั้ง” เป็นต้น
คำอื่นๆที่เหมาะสำหรับใช้บรรยายเกี่ยวกับการทำงาน เช่น “รับผิดชอบด้านการติดต่อและ ประสานงานโดยตรง” หรือ “รับผิดชอบการบริหารโครงการด้วยเงินทุนเพียง 12 ล้านบาท พร้อมด้วยพนักงาน 4 ท่าน และสำนักย่อยอีก 3 สาขา ดูแลแผนการดำเนินงาน ซึ่งสามารถ เพิ่มรายได้มากขึ้นถึง 20% ภายในระยะเวลาเพียงสามเดือน”
ให้ความสำคัญกับข้อมูลด้านการศึกษา
ถ้าเป็นผู้สำเร็จการศึกษาใหม่และไม่มีประสบการณ์ในการทำงาน ควรเริ่มจากประวัติการศึกษา เกียรติประวัติที่เคยได้รับ และกิจกรรมนอกหลักสูตรที่เคยเข้าร่วม และอย่าคิดว่าผลการเรียนไม่ใช่สิ่งสำคัญในโลกของความเป็นจริง เพราะอย่างน้อยก็แสดงถึงความรับผิดชอบในขณะนั้น
เฟรด ดาเมียน หุ้นส่วนของบริษัทคัดเลือกบุคคลากร เอิร์นแอนด์ยัง ในกรุงมะนิลา บอกว่านายจ้างที่ดีจะให้โอกาสแก่คนรุ่นใหม่แก่ผู้ที่มีผลการเรียนดี หรือมีประสบการณ์ในการทำกิจกรรมนอกหลักสูตร และมีทักษะในการจัดการซึ่งแสดงให้เห็นว่ามีคุณสมบัติของผู้นำและมีความสามารถในด้านการประสานงาน ดังนั้นจึงควรระบุข้อมูลเหล่านี้เข้าไปด้วย
ไม่ควรระบุข้อบกพร่องของตนเองลงไป เช่น เคยถูกตักเตือนจากคณะบดีตั้งแต่ปีหนึ่งเทอมแรก และไม่เคยได้ได้รับการตักเตือนอีกเลย มันก็อาจจะเป็นเพียงแค่การตักเตือนทั่วไปเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องมีหลักฐานอ้างอิงเสมอไป อย่างน้อยก็ช่วยให้คุณไม่ต้องเตรียมคำตอบสำหรับเรื่องที่อธิบายได้ยากลำบากและอาจทำให้คุณพูดติดขัดในระหว่างการสัมภาษณ์ได้ ข้อมูลด้านการศึกษาควรจะเป็นด้านบวกและมีเป้าหมายที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้เห็นว่า คุณพร้อมแล้วที่จะก้าวเข้าสู่โลกของการแข่งขันในการทำงาน
นอกจากนี้ ควรระบุทักษะและความสามารถพิเศษเพิ่มเติมเข้าไปด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งความสามารถเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ ในประวัติส่วนตัว ควรมีการระบุหัวข้อ วันเวลา ผลที่ได้รับ และกำหนดการเข้ารับการฝึกฝนทั้งด้านกิจกรรมในและนอกหลักสูตรการเรียน นับตั้งแต่การเข้าร่วมสัมมนาต่างๆ โดยระบุลงไปให้ชัดเจน อย่าใช้บอกเพียงแค่ “ด้านคอมพิวเตอร์” แต่ควรบอกว่า “เป็นการอบรมด้านโปรแกรมเกี่ยวกับรูปภาพต่างๆขั้นพื้นฐาน จากสถาบัน เอสเอพี” เป็นต้น และถ้าคุณมีความสามารถทางด้านภาษามากกว่าหนึ่งภาษา ก็ควรระบุลงไปด้วยเช่นกัน
ในกรณีที่มีหรือไม่มีการอ้างอิง
มีสองสถาบันที่มีความเห็นที่แตกต่างกันในเรื่องดังกล่าว สถาบันแรกบอกว่า การอ้างอิงเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่อีกสถาบันหนึ่งบอกว่ามันขึ้นอยู่กับความยาวของประวัติส่วนตัวต่างหาก ดังนั้นข้อมูลส่วนนี้จึงขึ้นอยู่กับความต้องการส่วนบุคคล
อย่างไรก็ตาม ดาเมียน กล่าวว่า “การอ้างอิงเป็นข้อมูลที่ขึ้นอยู่กับตัวผู้สมัครเอง” “จะระบุหรือไม่ก็ย่อมได้” “จุดประสงค์ในการตั้งหัวข้อว่า ผู้อ้างอิง ก็คือ ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณเอง” แต่ถ้าคุณกล่าวถึงบุคคลอ้างอิง ต้องบอกข้อมูลในการติดบุคคลเหล่านั้นด้วย โดยเฉพาะเบอร์โทรศัพท์และอีเมล์ และเวลาที่สะดวกในการสอบถามพวกเขาด้วย
มีการสำรองข้อมูลเก็บเอาไว้
ในประเทศสหรัฐอเมริกามีกฎหมายอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการละเมิดสิทธิในการสมัครงาน เช่น “นายจ้างไม่มีสิทธิ์สอบถามเกี่ยวกับข้อมูลจำพวก อายุ เพศ เชื้อชาติ ศาสนา สถานะภาพตามกฎหมาย สุขภาพ ภาพลักษณ์ของผู้สมัคร หรือนิสัยส่วนตัว” ซึ่งหาคำอธิบายได้ที่ศูนย์ ไรท์ติ้งเซ็นเตอร์ ใน สถาบัน เรนเซลเลอร์ โพลีเทคนิค บางครั้งมีการถามลึกไปถึงถิ่นกำเนิด แต่ควรจะปล่อยให้อยู่ในส่วนของข้อมูลเพิ่มเติมเท่าที่จะสามารถระบุลงไปได้เป็นการดีที่สุด เพื่อให้เหลือที่ว่างเอาไว้บ้าง ในส่วนนี้จะกล่าวถึงชื่อและอาชีพของบิดามารดา งานอดิเรก ความสนใจ สถานที่เกิด ฯลฯ ที่ไม่สำคัญในการสัมภาษณ์
ข้อมูลต้องชัดเจน
ประวัติส่วนตัวควรจะใช้เวลาในการอ่านไม่เกิน 30 วินาที หรือน้อยกว่านั้น ดังนั้นต้องทำให้กระชับและตรงประเด็น ใช้จุดหรือเส้นใต้เพื่อเน้นข้อมูลที่สำคัญ มีช่องว่างให้พักสายตา มีการขีดเส้น และมีหมายเลขกำกับเพื่อเพิ่มความชัดเจน ประวัติส่วนตัวตามมาตรฐานควรมีความยาวไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ มีสามหน้าได้ในกรณีที่มีประสบการณ์ในการทำงานมากมาย ดังนั้นควรให้ความสำคัญในการปรับปรุงประวัติส่วนตัวอย่างจริงจัง
อ่านทบทวนเพื่อหาข้อผิดพลาด
ไม่ควรมีการพิมพ์หรือสะกดคำผิดปรากฏในประวัติส่วนตัว เมื่อมีการใช้ตัวเลข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าว่างเครื่องหมายคั่นไว้ถูกต้องตามตำแหน่ง ควรตรวจสอบการใช้เครื่องหมายวรรคตอนต่างๆและวันที่ให้ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น วันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2000 ในจุดหนึ่ง แต่จุดอื่นใช้ เดือนกุมภาพันธ์ ปี 2000 วันที่ 2 เป็นต้น
ทำให้อ่านง่าย
ประวัติส่วนตัวควรจัดให้อยู่ในรูปแบบที่อ่านง่าย พิมพ์ตัวอักษรชัดเจน และไม่ทำให้เกิดความสับสนหรือเวียนหัวเมื่ออ่านประวัตินั้น ดังนั้นจึงควรเขียนประวัติส่วนตัวให้สะอาด มีช่องว่างเหมาะสม และตัวอักษรขนาดไม่ต่ำกว่า 10 และใช้ตัวอักษรที่อ่านง่าย (เช่น ไทม์ นิวโรมัน หรือ การามอนด์) การขีดเส้นใต้และการทำตัวหนาควรใช้เพื่อเน้นข้อความที่สำคัญหรือเพื่อเปลี่ยนประเด็นเท่านั้น
จุดสำคัญอื่นๆ: ใช้เครื่องพิมพ์เอกสารแบบเลเซอร์ ซึ่งมีราคาถูกและใช้ได้กับคอมพิวเตอร์ทั่วไปในยุคปัจจุบันได้ เพื่อไม่ให้มีปัญหาในการใช้เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (ink jet) ซึ่งมีโอกาสได้เอกสารที่เปรอะเปื้อนมากกว่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีรอยเปื้อนหรือตัวอักษรเลอะเลือน
ประการสุดท้าย ใช้กระดาษที่มีคุณภาพ สีขาวหรือสีอื่นก็ได้ ไม่ควรใช้สีฉูดฉาดในการพิมพ์ เช่น สีฟ้า หรือสีเขียว หรือตัวอักษรที่มีลูกเล่นและมีมิติ ควรเน้นให้อ่านง่ายไว้เป็นการดีที่สุด
ข้อแนะนำเพิ่มเติม: เมื่อเขียนเสร็จเรียบร้อยแล้ว ควรทดลองให้เพื่อนสนิทหรือเพื่อนร่วมงานช่วยอ่านทดสอบก่อน แล้วฟังความคิดเห็นจากพวกเขา โดยเฉพาะความยาก- ง่ายในการเข้าใจข้อมูลที่คุณระบุไว้ จากนั้นจึงค่อยปรับปรุงแก้ไขจนกลายเป็นผลงานที่ดีที่สุดของคุณ
โดย กิ๊บส์ คาดิซ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น